兴泰股权高质量完成档案“五个到位”规范化建设
今年以来,合肥兴泰股权投资管理有限公司(下称:兴泰股权或公司)以规范档案管理为抓手,在档案工作的规范化、制度化、信息化、特色化上下功夫,以“五个到位”狠抓档案工作质量和效率,开拓进取,扎实工作,档案管理和运用水平显著提升。
组织领导到位
档案作为一种重要信息资源,真实的记录企业各个阶段经营和管理等活动,是一项重要基础性工作,更是企业一项重要的“无形资产”,在企业转型发展过程中发挥不可替代的作用。
“要切实把公司档案管好用好,让档案真正成为公司有用的资源;要将档案管理工作全面纳入公司制度体系,将文件材料的形成、积累、整理、归档纳入标准化工作程序……”公司主要领导在年初公司相关会议上掷地有声强调。
明确各部门负责人为各自档案管理的第一责任人,明确公司专职档案员,各部门、各子项目组配备兼职档案员,负责各自的档案收集和管理工作,促进形成档案分级管理模式。通过健全机制,进一步扩大公司档案管理工作的外延,深化档案工作的内涵,把单一的档案管理扩大为集“收、管、存、用”“一站式”的档案综合管理体系。
制度建设到位
今年以来,兴泰股权以档案规范化建设为契机,结合自身实际修订了《兴泰股权公司档案管理办法》,并将《立卷与归档整理制度》《档案保管制度》《档案借阅制度》等10余项档案管理制度全部悬挂上墙,全面推行档案管理制度化,在OA系统中增加了档案借阅流程,使档案的阅档审批痕迹化,确保档案收集、整理、归档、借阅等工作常态化、科学化。
学习培训到位
提高档案管理人员素质和能力,是做好档案工作的关键。2021年5月27日,邀请档案专业人员对公司档案管理人员进行集中授课辅导,培训分为理论和实际操作两部分,整个培训具有很强的指导性和针对性。课后大家纷纷表示,此次实战教学形式新颖、实用,课程设置“精”、培训形式“活”、互动交流“实”,让理论知识变得可视化,通过实际操作演练让大家快速熟悉档案系统,提高使用的便捷性。
利用效果到位
抓好档案规范化是保证档案管理质量的基础,是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。把好“收集关”,基础材料规范化。牢固树立“对历史负责”的高度责任感,严格按照公司档案管理办法流程,认真细致、准确完整、按时保质地围绕各部门、子(项目组)公司人事、项目工程、文书等方面内容,全方位收集汇总材料,从根本上提高档案质量。抓好“整理关”,科学立卷规范化。应收尽收、应归尽归、应管尽管。
截至5月末,共整理文书档案4216件,项目档案2876件,财务档案288件。完成扫描46526页。按资料整理的文书材料13160件,项目材料68803件,财务材料2473件。强化“考核关”,促进档案规范化。对公司各个阶段形成的档案归档材料进行“全覆盖”管理,落实到责任人,纳入到工作考核,切实提升了部门档案人员工作的严谨性和积极性。
安全保障到位
档案一旦丢失或损毁,将带来难以弥补的损失。今年以来,按照“十防”标准要求,兴泰股权将原来零散的三处档案存放点归并到一处新建成的档案室,为确保档案存放安全,新档案室配备了消磁柜、温度计、抽湿机等专业档案装具。落实制度,规范管理。加强内部管理,严格落实OA线上档案借阅审批流程,严格执行档案库房温湿度登记和档案出入库、借阅登记等安全保管制度。开展检查,排除隐患。认真清点档案库房内的档案种类和数量,将“家底”摸清,建立一本明明白白的台账,不定期地对档案库房进行安全检查,对发现的问题及时进行整改。
下一步,兴泰股权将积极落实“数字兴泰”发展战略,进一步提升公司档案管理信息化水平,实现档案资源高效管理与分享利用,让档案真正成为企业管理的“金钥匙”。(兴泰股权 芮志刚)